Polityka ochrony i przetwarzania danych osobowych przez firmę Surowce Gdańsk sp. z o.o.

Niniejsza „Polityka ochrony i przetwarzania danych osobowych” ma na celu w przystępny sposób przekazać informacje o przetwarzaniu danych osobowych użytkowników sklepu internetowego „n2o3.com”, którego właścicielem jest spółka Surowce Gdańsk spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku (dalej zwana: „Surowce Gdańsk” lub „administrator”).

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych oraz informowania o nich jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W związku z tym spółka Surowce Gdańsk dokłada należytej staranności w celu zachowania pełnej zgodności przetwarzania danych osobowych z prawem oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych użytkowników. W tym celu Surowce Gdańsk:

• stara się przedstawiać wszelkie informacje o polityce ochrony i przetwarzania danych osobowych w sposób prosty, zrozumiały i precyzyjny;
• stale usprawnia procedury ochrony danych osobowych i dostosowuje informacje zawarte w polityce ochrony i przetwarzania danych osobowych w celu udoskonalania stosowanych rozwiązań;
• zachęca do kontaktu w razie uwag, potrzeby wyjaśnienia lub doprecyzowania kwestii dotyczących ochrony i przetwarzania danych osobowych przez spółkę Surowce Gdańsk.

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w serwisie „n2o3.com” jest spółka Surowce Gdańsk spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku (80-755 Gdańsk) przy ul. Szafarnia 11/F8, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000614833.

Spółka Surowce Gdańsk przetwarza dane osobowe użytkowników serwisu „n2o3.com” w celu:

• zawarcia i wykonania umowy sprzedaży, lub ewentualnie innej umowy;
• realizacji prawnych obowiązków, spoczywających na administratorze na podstawie odrębnych przepisów (na przykład w celu przechowywania dokumentacji podatkowej lub współpracy z organami władzy publicznej);
• realizacji prawnie uzasadnionych interesów spółki Surowce Gdańsk;

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się przede wszystkim na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Ponadto przetwarzanie może odbywać się na podstawie przepisów kodeksu postępowania karnego lub kodeksu karnego skarbowego (np. w celu realizacji obowiązku współpracy z organami władzy publicznej), ustawy o rachunkowości (w celu przechowywania dokumentacji podatkowej), a także kodeksu cywilnego (w celu realizacji prawnych interesów administratora).

Do prawnych interesów spółki Surowce Gdańsk należy przede wszystkim zabezpieczenie możliwości dochodzenia roszczeń windykacyjnych przez administratora, a wynikających z nieprawidłowego wykonania lub niewykonania przez kupującego.

Dane osobowe użytkowników są przetwarzane zgodnie z zasadami minimalizacji i ograniczenia celu – tzn. zbierane są jedynie dane niezbędne do realizacji określonego celu zgodnego z prawem.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale jednocześnie jest ono wymogiem i warunkiem zawarcia umowy przez użytkownika ze spółką Surowce Gdańsk. Dotyczy to: imienia i nazwiska lub nazwy firmy, adresu do korespondencji pocztowej i do faktury VAT, a także numeru NIP. Ponadto wymogiem – ale nie warunkiem zawarcia i wykonania umowy – jest podanie numeru telefonu kontaktowego i adresu e-mail.

Brak podania danych będących warunkiem zawarcia umowy skutkuje brakiem możliwości zawarcia umowy, natomiast brak podania danych niebędących warunkiem zawarcia umowy skutkuje brakiem możliwości korzystania z tych danych przy realizacji umowy.

Udostępnianie danych przez administratora zawsze uzasadnione jest podstawą prawną. W konsekwencji udostępnianie danych następuje wobec samego użytkownika, lub osoby upoważnionej przez niego. Do podmiotów trzecich, którym administrator może udostępniać dane osobowe użytkowników osób fizycznych należą przede wszystkim:

• organy państwowe (np. Państwowa Inspekcja Sanitarna, Inspektor do Spraw Substancji Chemicznych, Centralne Biuro Śledcze, Policja);
• podmioty współpracujące z administratorem przy prowadzeniu przez niego działalności gospodarczej (jak administrator serwera, czy też biuro rachunkowe); podmioty te mają zawartą z administratorem odpowiednią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych;

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza obszar Unii Europejskiej, ani też do organizacji międzynarodowych.

Dane osobowe są przechowywane:

• w przypadku przetwarzania danych w celu zawarcia i wykonania umowy – od momentu zebrania danych (np. poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej „n2o3.com”, telefonicznie lub osobiście w siedzibie sklepu) do momentu rozwiązania lub realizacji umowy;
• w przypadku przetwarzania danych osobowych w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa – do momentu zrealizowania obowiązku (lub ustania wymogu nałożonego przez organ co do przechowywania danych) lub upływu terminu wynikającego z przepisu (tj. np. do upływu 5 lat od końca roku w którym dokonano transakcji – w związku z obowiązkiem przechowywania faktur VAT;
• w przypadku przetwarzania danych osobowych w celu realizacji prawnych interesów administratora – nie dłużej niż do momentu upływu terminu przedawnienia roszczeń spółki Surowce Gdańsk wobec użytkownika (tj. 2 lat od dnia upływu terminu płatności faktury);
• w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody użytkownika – do momentu odwołania zgody/otrzymania przez administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, chyba, że istnieje równolegle inna podstawa prawna do przetwarzania tych danych;

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Surowce Gdańsk, użytkownik ma prawo do:

• dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do żądania ich usunięcia i cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie (prawo do bycia zapomnianym), a także do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• żądania sprostowania co do treści danych osobowych oraz ograniczenia przetwarzania danych;
do przenoszenia danych;
• złożenia skargi do organu nadzoru, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;

Dane osobowe podane przez użytkownika nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.

Niniejsza polityka ochrony i przetwarzania danych osobowych obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.